Herramientas para ser más productivo (y no morir en el intento)

Esta nueva realidad que estamos viviendo, nos esta comenzando a restregar en nuestras consciencias, que lo que antes era nuestra normalidad, realmente no era normal, como por ejemplo la falta de higiene en ciertas cosas que creíamos normales, hoy sabemos que no lo eran. Lo mismo esta pasando con el teletrabajo.

Las empresas comenzaron a generar teletrabajo, pero no lo aplicaron de forma correcta, y en lugar de traer paz y por supuesto disminución de costos, está generando más estrés en las personas (y en sus familias al tenerlos todo el día ahí). Una de las principales barreras del teletrabajo es que no hemos aprendido a gestionar nuestro tiempo para poder ser productivos y eficientes.

A continuación, les presento una serie de herramientas que he usado en mi persona, para mejorar mi productividad y mi eficiencia, y lo he conseguido, como dice el título sin morir en el intento, pues como usted lo sabrá querido lector, estamos en los tiempos de la tecnología al alcance de nuestras manos (literalmente) y entre tanta tecnología también tenemos múltiples distracciones.

1.- Método Pomodoro. Es una herramienta desarrollada en la década de los 80 por Francesco Cirillo. Dicho método consiste en dividir tu tiempo en fracciones de 25 minutos con 5 minutos de descanso, y eso se llama un pomodoro (pomorodo en italiano significa tomate, Franceso al ver los timer de la cocina en forma de pomodoro se le ocurrió esta técnica), cada 4 pomodoros tomamos un descanso más largo de 30 minutos. Esta simple herramienta me ha ayudado a poder reducir al 50% mi tiempo, lo que antes hacía en 8 horas, hoy lo estoy terminando en 4 y con ese tiempo “extra” me da tiempo de ser padre, esposo, corredor, estudiante de doctorado etc.

Ahora pasemos a las aplicaciones que usted va a poder instalar en su celular y poderlas utilizar en conjunto con el método pomodoro. Recuerde sesione de 25 minutos enfocado única y exclusivamente en un tema (aquí no caben los multi habilidades) y 5 minutos de descanso (si, solo descanso, no se vale seguir trabajando)

Comienza tu día, un día antes. Antes de irte a dormir ve planeando lo que vas a hacer mañana, y una vez que te despiertes revisa si tienes que agregar más cosas, eliminar algunas o seguir como lo planeaste, recuerda que uno propone y Dios dispone.

2.- Google Calendar. A mi juicio una de las mejores apps que ya la tenemos instaladas en nuestros celulares, la idea es calendarizar todo lo que hagamos, incluyendo ir a cortarnos el cabello, hacer la tarea con nuestros hijos, los aniversarios (eso salvara tu matrimonio, etc). Con Google calendar lo puedes trabajar desde tu pc o desde tu celular, en lo personal me gusta escribirlo en mi pc y revisarlo en mi celular cuando ando fuera de mi casa.

3.- Google Task. Esta app la uso en conjunto con Google calendar, no es lo mismo una cita que una actividad, por ejemplo, una cita es asistir a una junta, y una actividad es hacer una llamada por teléfono a fulanito de tal, así que en Google calendar anoto mis citas y en Google task mis actividades. Y de ¿Dónde salen mis actividades? Pues de mi planeación de un día anterior y de mi revisión matutina.

4.- Keep. Es una app gratuita de Google que para mi es mi trilogía de apps de Google para ser productivo (Google calendar, task y keep). En keep también puedo hacer mis listas de cosas por hacer, pero esas les prefiero hacer en Google task, uso keep para escribir ideas o anotaciones en audio, escritas o en foto que me vayan llegando, y después con calma las paso a google calendar o google task. Por ejemplo, voy caminando y veo un producto que me gustaría revender, le tomo una foto, escribo mi idea, y llegando a mi casa hago un plan, si la puedo hacer hoy, la agrego a mis listas de cosas por hacer, y si no, la paso a una fecha próxima.

5.- Trello. Es una app que se puede usar desde la pc o en tu celular, lo interesante es que la puedes volver colaborativa, incluyendo a tu equipo de trabajo, o la puedes usar de forma individual. En trello puedes realizar tableros, cada tablero le pueden anotar listas, dentro de cada lista le puedes poner tarjetas, y en función de puedes crear magia. Uso esta app en conjunto con la metodología Kanban que esta formada por un tablero donde están las actividades que tienes que hacer, otra columna de las cosas que tienes que hacer hoy, cosas que están en progreso y las que ya terminaste, esta metodología te ayuda a ver de forma muy visual, que tan productivo fue tu via, si veo que todas mis actividades del día ya están terminadas, eso me dice que estuve muy trabajador, pero si veo que todas están en progreso, y ninguna terminada, ¿qué crees que te este diciendo?. Así que paso mi lista de actividades de Google task a Trello y conforme avanzo voy moviendo las tarjetas (actividades) en mi tablero de Trello, eso me da orden y foco.

6.- Forest. Esta app te sirve para que puedas trabajar enfocado. En tu celular se verá como esta creciendo un árbol, y cuando tomas tu celular para dejar de trabajar, dicho árbol se seca. Usa esta app en conjunto con la aplicación del método pomodoro para poder trabajar enfocado por 25 minutos. Al principio se te estarán secando los árboles, pues tristemente somos adictos al uso del celular, pero ¿realmente sabemos cuánto tiempo gastamos en nuestro celular? Para eso utilizaremos la siguiente app.

7.- RescueTime. Esta app te dirá de forma precisa, cuánto tiempo le das a cada cosa que usas en tu celular. Al final del día te sorprenderás cuanto tiempo pierdes en las redes sociales y en apps que no te generan un valor, recuerda que se vale descansar por 5 minutos dentro del método pomodoro, si en promedio usamos 8 pomodoros (200 minutos, que son 3 horas con 20 minutos de trabajo y 1 hora en descansos, en total estarás trabajando 4 horas con 20 minutos) mi app de rescuetime me debe de decir que descanse por 1 hora, pero si en esas 3 horas con 20 minutos de trabajo efectivo, me dice mi rescuetime que descanse 3 horas, ¿qué crees que signifique?

Les recomiendo el método pomododo y estas 6 aplicaciones para poder gestionar de forma más eficiente tu tiempo, y al final del día estamos trabajando, generando unos nuevos hábitos.

¿Qué harás con ese tiempo libre que tendrás? En próximos artículos te compartiré una metodología que te ayudará a ser más eficiente desde que despiertas.

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Te deseo un día muy productivo y que tengas tiempo de poder ser humano y ya no un robot de las urgencias ni de la gente tóxica.

Tu amigo

Chuy Cruz